Zdá se, že papírovým logo a brand manuálům odzvonilo. Krásně svázané manuály, vytištěné na speciálním papíru a se sazbou, jež lahodí oku, už patří minulosti. Ne, že by se nedělaly, ale bude je vyžadovat stále méně firem a tisknout se budou v méně kopiích. Důvod je prostý — existuje lepší a také levnější řešení. Tím se stávají online úložiště, která umožňují snadnou dostupnost a na rozdíl od těch tištěných snadnou aktualizaci.
Právě aktualizace je Achillovou patou všech tištěných manuálů. Každý, kdo někdy pracoval s manuálem ví, že si nikdy nemohl být jistý tím, jestli používá poslední verzi dokumentu. Výhod online řešení je samozřejmě víc. Už jen snadné přidělování přístupu s daným obsahem pro agenturu, klienta, novináře či širokou veřejnost je věc, která usnadní spoustu mailové komunikace. Možnost stahování šablon, verzování souborů či propojení s jinými aplikacemi jsou další a dalo by se pokračovat.
Kam s manuálem značky?
Právě požadavek na aktuálnost a jistota toho, že má uživatel k dispozici poslední verzi manuálu, vyřazuje ze hry tradiční možnosti jako vytisknout a předat klientovi, případně vyexportovat jako PDF a poslat mailem či přes veřejné úložiště.
Existují tak 3 základnímožnosti, které dokáží zaručit, že váš zákazník bude používat poslední verzi manuálu:
- Cloudová úložiště (například: One Drive, Google Drive, Dropbox…)
- Specializované služby (například: BrandCloud, Bynder, Brandpad…)
- Úložiště na míru
Je třeba dodat, že vytištěný manuál se výše uvedenými možnostmi nevylučuje. Chcete-li potěšit pana generálního výtiskem loga, za které právě jeho koncern vydal desítky či stovky tisíc, asi to zapůsobí víc než na lístečku opsaná webová adresa. O něco lepší variantou pak je, když má i ten tištěný manuál na zadní straně webovou adresu, kde jsou ke stažení aktuální verze i šablony dokumentů.
Pojďme si výše uvedené možnosti blíže představit:
Cloudová úložiště
Ukázka: ukázka adresářové struktury na Dropboxu
Na trhu je jich celá řada a pokud máte účet u Google, Microsoftu či Apple automaticky získáte svoje cloudové úložiště, ale pozor, to má sloužit pouze pro osobní užití. Pokud jej použijete pro komerční účely, vystavujete se riziku pokuty či dokonce zrušení účtu. Logo manuál je zde možné uložit jako celek či jej rozpadnout do adresářové struktury (barvy, písma, fotky atd.). Nemáte však možnost postavit prezentaci (prezentační vrstvu), pouze adresářovou strukturu a její využití je poněkud problematické. Lze využít službu Google Website, i tam však narazíte na velmi omezené možnosti písem a přizpůsobení vzhledu.
Výhody
- Zdarma pro nekomerční použití.
- Dostupné i jako aplikace na mobilu.
- Lze třídit do adresářů.
- Zálohování.
- Některá úložiště lze obrandovat vlastním logem v záhlaví.
- Lze udělovat přístupy.
Nevýhody
- Poplatek za větší objem dat.
- Pro komerční využití je nutné mít placenou verzi a veškeré dokumenty přemigrovat pod komerční účet.
- Nelze vytvořit webovou prezentaci manuálu.
- Prostředí nelze upravit do barev zákazníka.
- Nemožnost schvalování.
- Neosobní a leckdy pomalá podpora.
Služby například One Drive, Google Drive, Dropbox…
Specializované služby
Ukázka: Gordic využívá BrandCloud i k distribuci podkladů pro marketing
Provozují jej firmy, které se na online sdílená úložiště specializují. Kromě asistence s vytvořením manuálu nabízejí i školení pro administrátory a uživatele. Nemusíte se starat o běh a aktualizace systému. Přibývají nové funkce. Za provoz zpravidla platíte měsíční poplatek, ale najdou se i výjimky, například BrandCloud je zdarma pro tvůrce. Poplatek za používání platí pouze klient a to ve chvíli, kdy je mu přidělen přístup k editaci. Pokud má pouze přístup ke stahování, neplatí nic. Specializované služby lze využít i jako prostor pro sdílení veškerých marketingových materiálů a lze udílet přístupová práva různým skupinám uživatelů.
Výhody
- Web v barvách klienta.
- Vlastní písma (např. Frontify).
- Snadné vytvoření.
- Více uživatelských účtů.
- Nastavení práv účtů.
- Zálohování a verzování souborů.
- Škálovatelnost.
- Komentáře či schvalování v aplikaci.
- Možnost propojení s jinými aplikacemi.
- Provize za nového klienta (např. BrandCloud).
- Neřešíte aktualizace systému.
- Lze využít jako úložiště dalších souborů.
Nevýhody
- Měsíční platby.
- Omezené možnosti „obrandování“, nelze si dovolit cokoli.
- Pro rozvržení stránek je nutné vycházet z dostupných šablon.
- Nefunguje offline.
Služby například BrandCloud, Bynder, Brandpad, Frontify, Zeroheight, BrandMaster…
Online logo manuál na míru
Ukázka: řešení VisualBook založené na open source službě Catalog
Vlastní řešení vyžaduje vyšší počáteční investici. Můžete si nechat vytvořit vlastní službu na míru a s ní funkce, které opravdu využijete. Existuje i možnost využít služeb jako Catalog, který si po volnou licencí můžete nainstalovat sami. V dlouhodobém pohledu může být provoz levnější než specializované služby, musíte se však smířit s omezenými funkcemi jako verzování souborů, uživatelské účty, vkládání komentářů atd. Je také potřeba mít potřebné technické znalosti a server, kam službu nainstalujete. Anebo se obrátit na někoho, kdo s tím má zkušenosti.
Výhody
- Nejste omezení šablonou či strukturou.
- Lze provozovat na doméně třetího řádu „manual.firma.cz“.
- Varianta s omezenými funkcemi může být v dlouhodobém pohledu levnější než specializované služby.
Nevýhody
- Vyšší počáteční investice.
- Ke zprovoznění potřebujete vývojáře či firmu.
- Jakékoli funkce navíc, které jsou obvyklé u specializovaných služeb, je nutné si nechat naprogramovat.
- Platíte za provoz serveru a jeho správu.
- Zpravidla potřebujete někoho, kdo zajišťuje technický provoz.
Jak to vypadá, když máte opravdu volnou ruku a dostatek prostředků? Inspirovat se můžete například u služby Uber.
Manuál na míru nabízí například VisualBook (založeno na open source službě Catalog) či Branduals…
Pokud vám ve výše uvedeném výčtu chybí nějaká výhody či naopak přebývá nějaká nevýhoda, ozvěte se. Článek rádi upravíme tak, ať je stále aktuální.
Zdroj a foto: Aleks Dorohovich (unsplash.com), dropbox.com, brandcloud.com, visualbook.cz, designportal.cz